Vous vous sentez complètement dépassé ? Vous avez un emploi du temps chargé et vous n’avez plus une seule minute pour vous ? Combien de chefs d’entreprise n’avouent-ils pas ne pas savoir mettre la frontière entre la vie privée et la vie professionnelle ? Il faut faire un constat alarmant : la planification n’est-elle finalement qu’une illusion?
Vous n’avez jamais le temps de faire quoi que ce soit et au plus vous essayez de vous organiser, au plus vous avez l’impression de créer de nouvelles listes de choses à faire et vous n’en voyez jamais la fin.
Pourtant, nous vivons à une époque où il n’a jamais été aussi facile de gagner du temps et surtout de s’organiser au mieux.
Est-ce que finalement la planification ne serait pas un paradoxe de notre époque actuelle ?
La planification et l’apparition des machines
Les machines sont toujours de plus en plus présentes dans notre vie. Que ce soit au sein des entreprises pour améliorer la productivité, le rendement et les standards des produits ou encore dans notre vie quotidienne quand on voit l’essor des ordinateurs, des Smartphones ou encore des assistants vocaux.
Il faut pourtant se tourner vers un spécialiste des sciences cognitives pour comprendre que la planification est belle et bien une illusion.
Il s’agit de Douglas Hofstadter qui a d’ailleurs créer une loi concernant la gestion du temps et la planification : « La loi de Hofstadter : il faut toujours plus de temps que vous ne le pensez, même si vous tenez compte de la loi de Hofstadter. »
Les êtres humains ont ceci en commun : ils sont terriblement mauvais lorsqu’il s’agit de planifier ou de prévoir les choses.
Même lorsque le dirigeant le plus intelligent et le plus talentueux que l’on puisse connaître dans une entreprise étbablit un plan, ce plan a malheureusement toutes les chances d’être erroné.
Pourquoi la planification est-elle si compliquée ?
On pourrait penser que planifier un projet avec une équipe pour que celui-ci soit réalisé est une chose très simple, pourtant les délais d’un projet augmente sans cesse à presque plus de 90%.
Une raison toute simple dans la planification
Si les humains sont aussi mauvais dans la prévision et la planification, c’est tout simplement parce qu’ils ne sont pas omniscients.
C’est-à-dire qu’ils ne connaissent pas tous les événements ou toutes les circonstances qu’ils peuvent rencontrer tout au long du projet qui bouleverseront les plans initiaux.
En vérité, lorsque nous mettons en place un projet, nous nous contentons la plupart du temps de faire des suppositions et d’utiliser notre propre interprétation ou celle des collaborateurs qui composent l’équipe pour combler les vides.
C’est ainsi qu’en entreprise, on ne s’étonne même plus de voir des projets qui s’éternisent à n’en plus pouvoir car dès le départ, de nombreux vides n’ont pas été explorés et chaque avancée abouti sur une réalité non planifiée qui se trouvait initialement cachée dans des graphiques complexes et toujours plus sophistiqués les uns que les autres.
C’est ainsi que le taux d’abandon, d’avortement ou de reports de nombreux projets en entreprise dépasse les 64%.
Faut-il pour s’en convaincre observer les statistiques lorsqu’il s’agit de la réparation de route ?
L’illusion de planification
Cela signifie que les collaborateurs qui travaillent sur un même projet ont souvent tendance à sous-estimer le temps d’exécution de celui-ci.
En outre, au plus un projet sera complexe au plus il développera des ramifications sur lesquelles personne n’aura un visuel clair pour établir une notion de durée.
Enfin, ces nombreuses ramifications créent également entre elles des interdépendances entraînant des imprévus et donc des retards.
Le scénario parfait est souvent le pire
Lorsque nous commençons à élaborer un projet, nous avons tendance en tant qu’être humain à imaginer un scénario dans lequel tout fonctionne absolument bien.
Nous estimons la probabilité d’imprévus comme très petite avec un impact minime sur le bon fonctionnement du projet.
En effet, pour ne prendre qu’un exemple simple, il est très rare qu’un manager de projet tienne compte du taux de maladie de son équipe avec autant d’importance qu’un probable accident qui retardera d’un mois le projet.
La planification et la marge de manœuvre
Il est important de prendre en compte une marge de manœuvre pour éviter les mauvaises surprises.
En effet, lorsque vous êtes à la tête d’un projet à réaliser avec une équipe, il est très important d’y inclure des jours voire des mois de marge de manœuvre pour impacter les imprévus, les congés, les maladies, les accidents et les arrêts de l’entreprise.
Le problème de la planification d’une marge de manœuvre
Le véritable problème réside dans le fait qu’une marge de manœuvre qui tienne compte de tous ces problèmes en entreprise n’est pas du tout bien vu par la hiérarchie.
Pour autant que vous soyez responsable d’entreprise ou encore un partenaire ou même un sous-traitant, tous seront d’accord et vous répondront que ce n’est pas acceptable.
C’est ainsi que la plupart du temps cette marge de manœuvre est évoquée mais très rarement appliquée.
La planification de l’imprévisible
Cependant, ce n’est pas parce que les prévisions qu’un responsable réalisera sont inexactes qu’elles sont du même fait inutiles.
En effet, tenir compte de ces prévisions permet d’anticiper et de mieux comprendre les exigences, la dépendance et les risques encourus.
C’est de cette manière que parlait le président Eisenhower : « Aucune bataille n’a jamais été remportée selon les prévisions, mais aucune bataille n’a jamais été remportée sans plan préalablement établi… les plans sont inutiles, mais la planification est indispensable. »
En d’autres mots, il est très important de vous servir des plans que vous élaborez mais il ne faut pas non plus que vous en dépendiez.
Pour autant que vous travaillez aussi rapidement et efficacement que possible, vous aurez toutes les chances de mener à bien votre projet et de le terminer dans le temps imparti.
La planification avec la Méthode GTD de David Allen
Nous aimerions maintenant vous parler d’un best seller international écrit par David Allen sur la manière de s’organiser pour réussir.
Il s’agit d’un livre anglais traduit en français qui a donné naissance à la méthode GTD. En effet, son livre initial était intitulé: « Getting Things Done ».
Nous vous proposons dans la suite de cet article un bref résumé afin de pouvoir vous organiser au mieux et réussir plus rapidement.
Cette méthode peut à la fois être utilisé tant dans la sphère professionnelle que personnelle.
Elle vous permettra de gagner du temps dans tous les domaines que vous souhaitez en allant du traitement de votre courrier postal, en passant par le rangement chez vous et enfin pour votre productivité en entreprise.
Trois pré-requis de base à la méthode GTD
1. Notre cerveau n’est pas fait pour accumuler les choses
Il est vrai que nous semblons posséder une mémoire qui peut retenir un nombre incalculable de choses et que nous n’avons pas besoin de nous soucier du nombre de tâches que l’on réalise en même temps ou même du temps dont nous avons besoin pour les réaliser.
Cependant, le cerveau est fait pour créer et imaginer des choses qui parfois n’existent même pas.
De cette manière, nous ne pouvons pas utiliser tout le potentiel de notre cerveau si celui-ci est occupé de traiter ce que l’on peut appeler « les affaires courantes ».
Prenons cet exemple avec Albert Einstein :
« Alors qu’un jour on lui demandait son numéro de téléphone, celui-ci était tout simplement incapable de le donner à la personne car il ne s’en souvenait pas.
La personne se mit à rire et ne le cru pas incapable de donner son numéro de téléphone. Lui qui jonglait toute la journée avec les chiffres.
Einstein répondu tout simplement qu’il n’était pas nécessaire pour lui de retenir ce numéro car il l’a inscrit dans un cahier.
C’est ainsi qu’il ouvrit son carnet de téléphone et transmis son numéro à la personne.
Einstein fait partie des gens persuadés que le cerveau est fait pour créer, réfléchir et imaginer et non pas pour traiter des informations sans grande importance pour lui. »
Aujourd’hui, il existe un nombre très important de machines comme les disques durs d’ordinateur, les Smartphones, les applications de téléphone qui permettent véritablement de désencombrer notre esprit.
2. L’esprit comme l’eau
L’auteur fait référence au karaté en parlant de cette manière : il explique qu’il faut véritablement voir son esprit aussi libre que l’eau.
C’est ainsi que votre cerveau doit être absolument libre de tout souci pour qu’il puisse s’aligner sur les objectifs à atteindre.
Il s’agit de votre capacité à utiliser pleinement tous vos moyens pour arriver à vos fins.
Mais pourquoi prendre l’eau comme exemple ?
L’auteur nous explique que si vous lancez un petit gravier ou un caillou plus important dans l’eau, il y aura une onde de choc et une gerbe d’eau verticale plus ou moins grande en fonction de la taille de celui-ci.
L’eau réagit de manière totalement proportionnée au gravier ou au caillou que vous lancez sur elle.
C’est donc justement parce qu’un grand nombre de personnes n’ont pas l’esprit comme l’eau qu’elles ont tendance à prêter trop d’attention à des petites choses totalement négligeables et à ne pas attacher assez d’importance à ce qui est vraiment important.
3. Allouez un espace mental pour être productif
Trop souvent, dans nos vies, des multitudes de choses nous dérangent lorsque nous réalisons une tâche spécifique.
Par exemple, vous êtes occupé de rédiger un e-mail avec votre fil d’actualité Facebook dans un autre onglet et vous procédez à des aller-retour sur celle-ci en même temps que vous écrivez votre e-mail.
Vous pouvez également avoir une course à faire le soir en rentrant qu’il ne faut surtout pas que vous oubliiez ou encore une préoccupation importante car votre enfant est malade.
Le résultat est finalement très simple : vous mettez tout cela sur le manque de temps et ne savez pas du tout comment vous allez parvenir à tout réaliser dans le temps imparti.
La planification avec la méthode GTD de David Allen
5 étapes pour améliorer votre planification
Étape 1 : la collecte
Il faut faire un recensement exact de tout ce que vous avez à réaliser.
Qu’il s’agisse de tâches spécifiques, de projets à réaliser, de moments à passer avec votre famille, de l’entretien de votre maison, les cours des enfants, la préparation de votre examen à passer, etc.
Faites réellement un inventaire complet, autant personnellement que professionnellement, de tout ce que vous avez à réaliser.
En agissant de la sorte, vous libérez exactement tout ce qui peut importuner et ralentir votre esprit.
Étape 2 : le traitement
Il s’agit de se poser plusieurs questions l’une à la suite de l’autre pour établir un ordre de priorité.
C’est ainsi que vous répondrez à ces questions dans cet ordre :
De quoi s’agit-il ?
Est-ce une action ?
Si vous répondez non, il y a 3 classements possibles : éliminer, classer ou incuber.
Si a contrario la réponse est oui, posez-vous ces deux questions :
Est-ce une action unique ?
Est-ce que cette action comporte plusieurs étapes ?
Si l’action unique peut être réalisée en moins de deux minutes, la méthode GTD vous exhorte de la réaliser tout de suite.
Vous pouvez également vous poser la question de savoir si vous pouvez déléguer cette action ?
Ou si cette action reste pour vous, pouvez-vous lui allouer un temps pour la réaliser plus tard ?
Étape 3 : l’organisation
Troisième étape, il s’agit de faire une distinction entre les éléments activables et ceux qui ne sont pas activables.
Les éléments non activables
Il existe trois catégories d’éléments non activables :
Poubelle pour les éléments que nous souhaitons jeter
Incubation pour les éléments que vous prévoyez sur le long terme
Des documents que vous classez comme référence car ils peuvent un jour vous aider. C’est ainsi que dans ce dossier de classement référence, vous mettrez des documents que vous jugez important pour le bon déroulement des actions futures.
Les éléments activables
Il s’agit de créer des projets comportant eux-mêmes une ou plusieurs étapes réalisables.
Vous tiendrez également un calendrier pour toutes les choses que vous souhaitez réaliser plus tard.
Vous créerez aussi une liste de tâches dont vous attendez l’exécution à très court terme.
Enfin, vous aurez une liste des choses en attente.
Etape 4 : l’examen
Lors de cette phase, il est primordial de passer régulièrement en revue les projets et les différentes actions que vous souhaitez réaliser sans quoi elles ne risquent pas d’avancer rapidement.
Bien entendu, les actions que vous aurez au préalable placées dans un calendrier sont prioritaires.
Vous les avez noté exactement dans ce calendrier car il n’était pas possible pour vous de les faire à un autre moment ou à une autre heure. Il ne dépend maintenant plus que de vous pour les réaliser.
Si votre calendrier est vide, il convient alors de s’intéresser à la liste des premières choses à faire.
N’oublions pas les listes où vous avez répondu au tout départ par « je le ferai un jour » qui sont à consulter quand bon vous semble et quand vous n’avez plus de tâche à faire à court et moyen terme.
L’important dans cette méthode est de vous empêcher d’y penser et de ruminer, ce qui ne fait qu’augmenter votre culpabilité à l’égard de ces tâches.
Un des facteurs de réussite de cette méthode est de passer en revue une fois par semaine votre agenda afin d’y mettre les choses à faire.
Si vous passez régulièrement en revue les choses que vous avez à réaliser, vous empêchez votre esprit de s’en emparer donc vous augmentez votre concentration et votre productivité sur les tâches en cours.
Mettez constamment à jour toutes vos listes et confirmez à votre cerveau que tout se passe bien car tout est sous contrôle.
Etape 5 : l’action
Prenez les bonnes décisions tout au long de la journée sur les choses à faire.
Les décisions à prendre seront bien entendu toujours plus ou moins intuitives mais elles seront néanmoins prises avec beaucoup plus d’assurance car vous appliquez dorénavant une méthode rigoureuse.
Pour vous aider à appliquer cette méthode, vous trouverez ci-dessous un schéma – plus clair nous en convenons – pour appliquer la Méthode GTD de David Allen chaque jour de votre vie.
Vous pouvez aussi visionner la vidéo ci-joint : https://youtu.be/3f2USI_VhiM
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