Déléguer pour être plus efficace : combien sont d’accord avec cette affirmation et pourtant ne la mettent pas en pratique ?
Combien parmi vous ce sont déjà rendu compte que la délégation n’était pas quelque chose de facile ?
La vérité c’est qu’elle n’est pas innée du tout. En effet, quelque que soit votre position dans l’entreprise, en tant que leader ou même collaborateur, il vous faudra à un moment donné déléguer.
Une idée simple et pourtant…
Le fait de déléguer efficacement le travail que l’on a est bénéfique à tous niveaux d’une entreprise. Cela permet notamment de :
- Réduire la charge de travail des managers et des leaders qui seront alors disponibles pour prendre du recul et réfléchir sur les stratégies et la vision globale à mettre en place.
- Mettre en place une meilleure gestion des projets où chacun connaîtra précisément les objectifs à atteindre et les différentes missions.
- Responsabiliser et développer le leadership des collaborateurs.
- D’augmenter la prise de décision en la rendant plus fluide et plus rapide à chaque niveau hiérarchique.
Les leaders actuels ont une responsabilité énorme pour faire grandir et réussir leurs collaborateurs.
Ils doivent les guider pour les amener à la réussite des projets qu’ils entreprennent ensemble. Pour ce faire, ils bénéficient de différents outils dont un principal : la délégation.
Force est de constater que si ce mot est très courant et reconnu par un bon nombre de leader, il y en a encore beaucoup qui pensent que déléguer c’est prendre des risques inutiles ou même perdre une partie de son pouvoir. Dans les deux cas de figure, cela est totalement faux.
Prendre des risques afin de déléguer pour être plus efficace
Nombre de directeurs, de leaders, de dirigeants ou encore de managers pensent que déléguer le travail c’est prendre des risques inutiles.
Ils ont un besoin constant de tout contrôler et encore plus si l’entreprise est petite et familiale.
Pourtant, ils diminueront d’autant plus les risques s’ils délèguent correctement le travail aux bonnes personnes.
En effet, déléguer des tâches que l’on réalise quotidiennement par habitude est un impératif.
Or, cela est plutôt facile. Il en est tout autrement quand il s’agit de tâches précises et parfois difficiles.
C’est pourtant sur ces mêmes tâches qu’il est encore plus important de déléguer le travail à des personnes qui seront encore plus à même de le faire que vous.
Le vrai problème n’est pas tellement la réalisation de la tâche en elle-même mais bien d’avoir confiance envers la personne à laquelle vous la confierez.
Une perte de contrôle
Les leaders, les décideurs, les managers pensent que déléguer occasionne une perte de contrôle.
Ils n’arrivent pas à transmettre un projet à une autre personne car ils pensent – ou tout du moins sont persuadés – de pouvoir faire mieux et de manière plus rapide.
Déléguer le maximum
Déléguer ne signifie pas qu’il faut se débarrasser de toutes les tâches sur tout le monde.
Cela ne signifie pas non plus qu’il faut distribuer ses tâches personnelles à un maximum de personne car votre travail se fait dans la précipitation et le stress et que vous vous rendez compte que vous n’arriverez pas à tout faire à la fin de votre journée.
Déléguer de cette manière est une grave erreur.
Cela baissera complètement la motivation de vos collaborateurs et vous attaquerez en même temps fortement leur engagement personnel et leur sentiment d’appartenance à la fois à l’équipe mais aussi à l’entreprise.
Il est nécessaire de déléguer de façon saine et efficace, de manière à rendre votre management moins stressant.
La délégation vise à augmenter la reconnaissance ressentie par vos employés et permettra à ceux-ci d’identifier un leadership fort, efficace et responsable.
Dans ce cas de figure, faire preuve de délégation, c’est démontrer que l’on a de véritables compétences en tant que leader et que l’on prend soin de la motivation de ses équipes.
Comment faire pour déléguer de manière efficace le travail?
Avant toute chose, il est extrêmement important que vous vous posiez ces questions :
Quelles sont les projets que vous souhaitez délégués ?
- Quelles sont les différentes forces de votre équipe et de chaque personne qui la compose pour y répondre ?
- Connaissez-vous parfaitement votre équipe pour savoir qui sera le plus performant et à qui cela apportera le plus de motivation de travailler sur tel projet plutôt qu’un autre?
Il s’agit là de votre rôle principal en tant que manager : connaître les points forts et les points d’amélioration de vos collaborateurs.
En agissant de la sorte, vous favoriserez le bien-être de chacun tout autant que la performance collective de l’équipe.
En tant que bon manager vous serez à même de trouver un équilibre entre ce qui apporte de l’énergie à l’ensemble de vos collaborateurs et ce qui les en privera afin de pouvoir compenser et maintenir un bon niveau d’énergie et d’engagement.
Concrètement : déléguer pour être plus efficace
1. Présenter le projet.
À chaque fois que vous présenterez un projet à un nouveau collaborateur, prenez du temps avec lui.
Il est certain que cela s’avérera chronophage dans un premier temps mais vous gagnerez beaucoup plus ensuite.
Prenez également le temps de lui expliquer la vision du projet, le sens de celui-ci, la stratégie que vous comptez mettre en place, les objectifs à court, moyen et long terme afin que votre collaborateur comprenne toute l’importance du travail que vous lui confiez.
2. Favoriser la communication.
Parlez à votre collaborateur des points forts que vous avez identifié chez lui et de ses aptitudes à mener ce projet à terme.
N’hésitez pas à vous conforter auprès de lui sur ce que vous pensez de lui.
Encouragez-le s’il manque de confiance en lui.
3. Suivez le projet avec la bonne distance.
Lorsque le projet commence, ne tombez pas dans le piège de la délégation.
Laissez votre collaborateur prendre ses marques dans le projet que vous lui avez confié.
Ne sur-investissez pas le contrôle ou la fausse autonomie.
Au contraire, travailler le bien-être de votre collaborateur afin qu’il puisse avancer le plus rapidement possible dans le projet que vous lui avez confié.
Laissez-lui le choix de la manière dont il veut procéder.
Permettez-lui de choisir sa méthode de travail. Laissez-lui les coudées franches pour qu’il puisse avancer à son rythme. Gardez à l’esprit que déléguer du travail est une notion de formation et d’éducation.
« Trouver le juste équilibre entre un contrôle trop important et une liberté totale. »
C’est là que va résider votre force en tant que bon leader.
Trouver à la fois l’équilibre dans le travail tout autant que dans la relation avec les différentes personnes que vous avez en charge.
C’est en cela que vous allez bâtir des relations durables qui permettront à vos collaborateurs de se sentir bien à votre contact et dans votre entreprise.
Derniers conseils pour déléguer et être plus efficace
Au préalable, tout au long du projet, vous aurez fixé certains points de contrôle en accord avec votre collaborateur.
Cela vous permettra de contrôler l’avancement de son travail mais aussi de voir que tout évolue dans le sens que vous souhaitez.
Une fois que la mission est terminée, qu’elle soit une réussite ou un échec, faites une évaluation du projet.
- Qu’est-ce qui a marché ?
- Quelles sont les points qui bloquent ?
- Qu’aurait-il fallu mettre en place pour arriver plus vite à la réussite ?
- Comment le collaborateur a perçu la collaboration avec vous ?
- Qu’avez-vous à apporter à votre méthode de travail pour que votre collaborateur soit encore plus effectif ?
Votre travail de leader est de récolter un maximum d’informations afin d’ajuster au mieux votre management par délégation lorsque vous serez à nouveau amené à le mettre en place avec cette personne ou avec d’autres collaborateurs.
Enfin, petit point à ne surtout pas oublier lorsque vous travaillez avec quelqu’un :
Remerciez le de tout ce qu’il a fait pour faire avancer les objectifs vers les résultats ainsi que l’entreprise sur le chemin de la réussite.
Un simple merci ne coûte absolument rien et est le ciment d’une relation durable entre un leader et un collaborateur.